Форма делового письма на английском

В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур. В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные. У вас возникла необходимость написать деловое письмо человеку, говорящему на английском языке? Давайте вместе с вами разберемся в том, как правильно написать деловое письмо на английском языке.

деловое письмо на английском

Если по роду вашей деятельности вам часто приходится вступать в переписку с зарубежными партнерами, не стоит опасаться. На самом деле бизнес-корреспонденция в английском языке имеет четкие законы, соблюдая которые вы легко справитесь с любым деловым письмом.

Business letter — деловое письмо

Основные типы деловых писем

  • Поздравление — Congratulation Letter
  • Предложение — Commercial Offer — отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance-уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление — Application- содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ- Refusal letter — деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба -Complaint Letter — содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо-извинение — Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос- Enquiry Letter -отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос — Reply Quotation- в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter — тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Правила составления делового письма

Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось. Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель. Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

  • тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
  • красная строка отсутствует;
  • весь текст выравнивается по левому краю.

Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

Составные части делового письма

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

  • Заголовок (шапка):
  1. Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
  2. Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
  3. Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
  • Приветствие (обращение), или как начать письмо.
  • Главная мысль (основной текст послания) — в центральной части письма.
  • Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений). Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
  • Вложение — говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
  • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Образец письма

Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121 121

6th April, 2012

Mrs. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20 024
USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from «The Moscow Times» and would like to propose you cooperation with

our company. We produce Russian nesting dolls called «Matryoshka» that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint.

The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

Weoffer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail Smirnov
Senior Manager

Enclosure: catalogue

Форма делового письма на английском

Перевод письма

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.
Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.
К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

С уважением,
Михаил Смирнов
Старший менеджер

Приложение: каталог

Форма делового письма на английском

Стандартные Выражения в деловой переписке

Обращение к партнеру по переписке

Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.

  • Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:
    Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,
  • Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:
    Dear Mr./Ms. [фамилия],
    (Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.).
  • При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:
    Dear [имя],

Тело делового письма

В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:

  • I am writing to inquire about… — Я хочу запросить/спросить…
  • I want to apologize for… — Я хочу извиниться за…
  • I am writing to confirm… — Я хочу подтвердить…
  • I want to comment on… — Я хочу прокомментировать…
  • After having received your address from…, I… — Получив ваш адрес от/из…, я…
  • With reference to your letter of [дата]… — Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
  • I recently wrote to you about… — Недавно я писал вам о…
  • Thank you for your letter of [дата]… — Спасибо за Ваше письмо от [дата]…
  • Thank you for your letter regarding… — Спасибо за Ваше письмо, которое касалось…
  • In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… — В ответ на Ваше письмо от [дата]…, мы рады сообщить Вам, что…
  • Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
  • In reply to your request, … — В ответ на Ваш запрос, …
  • Could you possibly… — Не могли бы Вы…
  • I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы Вы…
  • With reference to our telephone conversation… — По результатам нашего телефонного разговора…

Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:

  • Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
  • I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
  • I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…

Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:

  • I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
  • You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
  • We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …

Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:

  • Unfortunately, … — К сожалению, …
  • We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
  • I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…

Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:

  • Would you like me to…? — Если Вы хотите, я мог бы…
  • I would be happy to… — Я с радостью…
  • I could help you to… — Я мог бы помочь Вам…

Заключительные фразы делового письма

  • Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
  • Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
  • Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
  • I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
  • Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.

Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:

  • I am enclosing… — Я прикладываю…
  • Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
  • Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…

Окончание делового письма

Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.

  • Yours faithfully, [имя]
  • Yours sincerely, [имя]
  • Best wishes, [имя]
  • Best regards, [имя].

Аббревиатуры при написании писем

  • asap = as soon as possible — как можно скорее
  • enc. = enclosure — вложение, приложение (когда вы прилагаете документы к письм)
  • ps = postscript — поскриптум — (это выражение знакомо всем, используем, когда хотим добавить что-то уже после того, как письмо закончено и подписано)
  • pto (informal) = please turn over — пожалуйста, переверни (убедиться, что человек, читающий письмо найдет информацию на следующей странице)
  • RSVP = от французского. Répondez s’il vous plaît, пожалуйста, ответь.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.

Видео — Деловое письмо на английском.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: